Archivage
0

Nettoyage de vos archives : voici 7 conseils pour éviter des erreurs qui peuvent coûter cher !

   Ouvrez vos placards, les tiroirs de votre bureau : sauriez-vous dire quels sont les papiers que vous devez conserver ? Et si c’est le cas combien de temps ? La question peut paraître anodine, mais la réponse a des implications sérieuses. Prenons deux exemples : si vous êtes incapable de fournir les justificatifs à l’administration fiscale, vous risquez une grosse pénalité. Si vous avez des “périodes blanches” dans le dossier “carrière”, c’est votre retraite qui risque d’en pâtir…

   Quittances, factures, assurances, bulletins de paie, contraventions… Tous les documents administratifs, fiscaux, financiers, commerciaux amassés au fil des années peuvent être utiles un jour ou l’autre. Ils constituent des éléments de preuve en cas de litige, permettent de démontrer qu’une facture a été réglée, que les prestations promises ne sont pas réalisées, qu’un placement répond bien aux exigences posées par le fisc pour prétendre à une réduction d’impôt, etc.

   La durée de conservation des documents administratifs, bancaires ou fiscaux varie selon leur nature. Il n’existe pas de délai unique pour la conservation de l’ensemble de ces documents. Pour faire le tri sans risquer de pénalité, voici les règles à suivre, “à la lettre” :

   1. La santé

   De nombreux documents doivent être conservés à vie, par exemple le carnet de vaccination, la carte de groupe sanguin, le carnet de santé de vos enfants, les certificats médicaux, les résultats d’examen et de radiographies. Ajoutez-y les remboursements médicaux, les attestations d’indemnités journalières, les certificats, examens et décisions relatifs à un accident du travail. Ces papiers sont très utiles en cas d’aggravation de l’état de santé ou de récidive d’une maladie professionnelle.

   En matière d’assurance maladie et maternité, les caisses disposent d’un délai de 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées. Pour les frais hospitaliers et les diverses prestations sanitaires, les organismes concernés disposent d’un délai d’action en recouvrement variant entre 2 et 5 ans. Mieux vaut donc garder tous les documents pendant 5 ans.

   2. La famille

   Les documents relatifs à votre famille doivent être conservés sans limitation de temps. C’est le cas pour les actes d’état civil, valables en principe sans limitation de date. Sont également à garder de façon indéfinie le livret de famille, les contrats de mariage et documents modificatifs relatifs aux biens apportés ou reçus par mariage, donation ou legs, les jugements de divorce, de séparation de corps, d’adoption, les donations, les testaments et leurs modifications successives afin d’éviter tout litige successoral ou pour faire preuve à l’égard des tiers, notamment le fisc.

   3. La maison

   Le titre de propriété (l’acte notarié d’acquisition ou la transmission par donation ou succession) doit être conservé aussi longtemps que vous restez propriétaire. Dans les copropriétés, vous devez conserver de la même façon le règlement de copropriété. Les preuves de paiement des charges, les procès-verbaux des assemblées générales ou extraordinaires, les correspondances avec le syndic sont à archiver pendant 10 ans.

   Quant aux prêts contractés pour l’acquisition d’un bien immobilier, ils doivent être conservés pendant 2 ans après le paiement de la dernière échéance. En cas de location, le preneur doit conserver le contrat de bail pendant la durée du bail et les 5 années suivantes, puisque le bailleur est en droit de demander le paiement d’arriérés pendant ce délai. L’état des lieux d’entrée et de sortie ainsi que les quittances de loyers doivent être gardés sur la même durée.

   S’agissant des travaux, vous devez distinguer les documents des interventions affectant le gros œuvre (à garder 10 ans), de ceux relatifs aux petits travaux (fenêtres, peinture…), à garder 2 ans. Ces délais correspondent aux prescriptions pour agir en cas de contestation.

   Les factures d’électricité et de gaz sont à conserver 5 ans, délai vous permettant de les contester. Quant aux factures d’eau, vous avez 4 ans pour les contester si le service de distribution est assuré par une personne publique, et 2 ans s’il s’agit d’une entreprise privée.

   4. Les assurances

   Vous devez conserver pendant 10 ans après leur résiliation les contrats d’assurance couvrant votre responsabilité civile, laquelle peut être recherchée pendant cette durée, de même que les preuves de versement d’indemnités reçues de l’assureur si vous avez subi un sinistre. Pour les assurances dommages corporels, ces 10 ans s’appliquent également mais, en cas de séquelles médicales, mieux vaut garder vos documents à vie.

   S’agissant des contrats d’habitation et automobile, vous devez les garder pendant la durée du contrat, plus 2 ans. Deux ans aussi pour les quittances, avis d’échéance, preuves de règlements, courriers de résiliation et accusés de réception.

   5. La vie professionnelle

   Contrats de travail, certificats de travail et surtout bulletins de salaires doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les bulletins attestent du paiement des cotisations sociales vous donnant droit à pension. Les actions en paiement de vos salaires pouvant être engagées pendant 3 ans, et celles relatives à l’exécution ou la rupture de votre contrat pendant 2 ans, vous devez conserver toutes les pièces concernées pendant le même délai.

   Quant aux allocations chômage, il faut garder vos relevés pendant au moins 3 ans. C’est le délai dont dispose l’Assedic pour réclamer les sommes indûment versées.

   Enfin, les titres de paiement de pension de retraite doivent être conservés à vie. Ils peuvent notamment être utiles pour le calcul des droits à pension de réversion du survivant.

   6. Le fisc

   La durée de conservation des documents relatifs aux impôts dépend du délai de prescription dont dispose le fisc pour vous notifier un redressement. Les déclarations d’impôt sur le revenu sont à conserver 3 ans à compter de l’année qui suit l’année d’imposition. Dans cette même durée, vous devez garder l’ensemble des pièces relatives aux sommes déclarées, aux crédits et réductions d’impôt demandés, aux déductions effectuées.

   Pour les impôts locaux, les avis d’imposition sont à garder jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle de leur réception. Mais il est préférable de les conserver 3 ans, car le fisc peut remettre en cause les dégrèvements, exonérations ou abattements accordés pendant ce délai.

   Enfin, en matière de droits d’enregistrement (droits de donation et de succession, impôt de solidarité sur la fortune (ISF), ventes d’immeubles et de fonds de commerce), l’action de l’Administration peut être entreprise dans un délai de 3 ou 6 ans. Il est donc préférable de garder les déclarations et tous les documents justificatifs pendant 6 ans à compter du fait générateur de l’impôt (date du décès pour une succession, 1er janvier de l’année d’imposition pour l’ISF).

   Connaissez-vous le délai de prescription fiscale ? Pour l’impôt sur le revenu, le fisc a 3 ans pour redresser. Pour les revenus perçus en 2013, le délai expire donc le 31 décembre 2016. En matière d’impôts locaux, le délai est d’un an. Enfin pour les successions, donations ou impôt de solidarité sur le revenu, le fisc dispose de 6 ans en l’absence de dépôt d’une déclaration et de 3 ans dans le cas contraire.

   7. La banque

   S’agissant des crédits (crédits à la consommation ou immobiliers), les justificatifs doivent être conservés durant 2 ans à compter de la dernière échéance versée, délai pendant lequel les litiges peuvent être portés devant les tribunaux. Les relevés de comptes, bordereaux de versement, talons de chéquier, opérations de virement ou de prélèvement, documents concernant tous les comptes (livrets, comptes titres, plans d’épargne en actions) sont à garder pendant un délai de 5 ans, correspondant à celui de l’action civile. Enfin, le souscripteur d’un contrat d’assurance vie doit le garder sa vie durant. Quant au bénéficiaire d’un contrat, il doit en garder un exemplaire pendant 10 ans dès qu’il a connaissance du contrat.

   => En résumé, retenez que :

  • les bulletins de salaires sont à garder jusqu’à la liquidation de la retraite,
  • l’acte notarié d’achat d’un bien immobilier doit être conservé tant que vous êtes propriétaire du bien,
  • tous les documents relatifs aux déclarations fiscales sont à archiver pendant 3 ou 6 ans, délais pendant lesquels le fisc peut vous demander des explications ou vous notifier un redressement.

   Cherchez une corbeille à papier, et au boulot !

Email This Page

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Current day month ye@r *